Perfekt automatisierte Katalogproduktion

Ein Hauptkatalog, 1.100 Seiten, 16 Sprachen. Lapp Kabel setzt auf Viamedici.

Die Lapp Gruppe mit Sitz in Stuttgart ist einer der führenden Anbieter von integrierten Lösungen und Markenprodukten im Bereich Kabel- und Verbindungstechnologie. Beim Thema Produktkommunikation geht es Lapp vor allem darum, weltweit den hohen Service- und Qualitätsstandard des Unternehmens durch schnelle, präzise Information und Beratung zu untermauern und Angebote  auf die jeweils besondere Nachfragestruktur der einzelnen Länder abzustimmen. In der Vergangenheit waren bei Lapp acht Mitarbeiter ganze acht Monate damit beschäftigt, einen etwa 500 Seiten umfassenden Katalog manuell zu erstellen. Um diesen Aufwand zu reduzieren, entwickelte Lapp 2002 zunächst eine Individuallösung, die jedoch zu unflexibel war, sodass die Implementierung neuer Funktionen und die Datenaufbearbeitung zu kostenintensiv waren.

Es wurde Zeit für ein leistungsfähiges PIM-System.

2006 entschloss sich die Lapp Gruppe zur Einführung eines standardisierten PIM-Systems, um den Aufwand für die Katalogproduktion deutlich zu senken und gleichzeitig die Time-to-Market zu beschleunigen. Die bisher dezentral vorliegenden Produktdatenbestände sollten vereinheitlicht werden, damit sie für die verschiedenen Abteilungen, national und international, leichter und schneller nutzbar sind. In der darauf folgenden Ausschreibung konnte Viamedici mit der Enterprise Product Information Management Suite Viamedici EPIM überzeugen. Das System bietet sowohl höchste Zuverlässigkeit und Komfort bei der Pflege, Verwaltung und Bereitstellung von Produktdaten, Marketinginformationen und Media Assets als auch umfassende Funktionen für eine automatisierte Katalogproduktion, flexible Vorlagenanpassungen, offene Schnittstellen und vieles andere mehr.

„Unser Partner sollte groß genug sein, um eine ausgereifte und zuverlässige Technologie liefern zu können, gleichzeitig aber auch flexibel genug, um eine Anpassung der Software an unsere spezifischen Bedürfnisse sicherzustellen. Die Mitbewerber von Viamedici erschienen uns entweder zu starr oder die angebotenen Lösungen waren zu spezialisiert und passten nicht zu uns.“

Bülent Kulay, Marketing Communications bei der U.I. Lapp GmbH.

Schritt für Schritt zum durchschlagenden Erfolg.

Im ersten Schritt  der Systemeinführung wurden die bestehenden Datenbestände und Strukturen analysiert. Darauf folgte die Konfiguration eines adäquaten, konsistenten Datenmodells innerhalb Viamedici EPIM. Im Anschluss wurden die Daten aus dem Altsystem importiert, fehlende Informationen erfasst und Schnittstellen zu SAP und anderen Drittsystemen wie beispielsweise Typo3 eingerichtet. Übersetzungen wurden von Agenturen übernommen, wobei hier die Verantwortung für Reviews und Delta bei den jeweiligen Landesgesellschaften verankert blieb. Mit Fertigstellung der Templates für die automatisierte Katalogproduktion konnte das System in Betrieb genommen und die ersten Kataloge produziert werden. Und das mit großem Erfolg. Dafür war unter anderem auch die breite Akzeptanz bei Mitarbeitern, Produktmanagern und Vertrieb entscheidend. Sie wurden Rahmen eines umfangreichen Change Managements frühzeitig in die neuen Prozesse eingebunden und geschult.

„Wir konnten den Automatisierungsgrad massiv steigern, sodass wir jetzt nur noch etwa zwei bis drei Monate benötigen, um einen mittlerweile auf etwa 1.100 Seiten angewachsenen Hauptkatalog zu generieren.“ Auch Produktdatenblätter werden automatisiert mit Viamedici EPIM realisiert. Heute können wir Anfragen aus den Landesgesellschaften nach Produktblättern als PDF innerhalb von fünf Minuten erledigen. Das war früher gar nicht vorstellbar.“

Bülent Kulay, Marketing Communications bei der U.I. Lapp GmbH.

Von der Einführung des PIM-Systems im Januar 2007 profitiert Lapp Kabel in vielerlei Hinsicht. Die Lösung wuchs sehr schnell zur zentralen Produktdatenquelle für Beschreibungen, technische Hinweise, Bilder, Videos sowie CAD-Zeichnungen, und das in 19 Sprachen. Diese Daten bilden die Basis für die gesamte crossmediale Produktkommunikation, sei es für Print- oder Onlineversionen, Produktdatenblätter als PDF, im Internet, auf CD-Roms oder für künftige Apps. Lapp zentralisierte aber nicht nur die Datenhaltung, sondern auch den Druck der Hauptkataloge, die nun in einheitlichem Layout erscheinen. Das Ergebnis war eine Kosteneinsparung von 400.000 Euro.

„Viamedici ist ein flexibler und kompetenter Partner. Das Unternehmen ist kundenorientiert und zuverlässig. Seit Einführung von EPIM haben wir einen Ansprechpartner. Dass dieser nicht ständig wechselt, ist für mich sehr wichtig. Darüber hinaus pflegt das Unternehmen einen engen Dialog mit seinen Kunden. Es finden regelmäßig Treffen statt, in denen uns neue Funktionen bei anstehenden Releases vorgestellt werden. Hier haben wir die Möglichkeit, unsere Wünsche darzulegen, die dann auch zum Großteil in die Weiterentwicklung von EPIM einfließen. Davon profitieren wir natürlich.“

Bülent Kulay, Marketing Communications bei der U.I. Lapp GmbH. 

Zusätzlich konnte Lapp die internationale Einführung neuer Produkte beschleunigen. Denn die dazugehörigen Produktdaten werden unmittelbar in die jeweiligen Sprachen übersetzt und müssen von den Landesgesellschaften nur noch lektoriert werden. Viamedici EPIM verfügt über eine Schnittstelle zu der Übersetzungssoftware von SDL. In dieser werden unter anderem die technischen Begriffe hinterlegt und vom Sprachdienstleister verwendet. Somit stellt Lapp eine konsistente Terminologieverwendung sicher.

2014 konnte Lapp seine Hauptkataloge gleichzeitig in 16 Sprachen drucken. Die Lapp Auslandgesellschaften konnten dadurch ca. 50% ihres Marketingbudgets für Katalogproduktionen (Print) einsparen. Diese umfangreiche Printproduktion verursacht natürlich hohe Papierkosten, sie liegen bis dato bei 75 Prozent der gesamten Druckkosten. Demnächst wird deshalb ein Schwarzfilmabgleich durchgeführt, dabei werden die Vorlagen so reduziert, dass anstelle der bisher 6.000 Druckplatten nur noch 100 verwendet werden müssen. Viamedici EPIM wird entsprechend angepasst, sodass die Produktdaten weiterhin optimal zur Verfügung stehen. Lapp geht nach vorsichtiger Schätzung davon aus, dass sich die Produktionskosten für die Kataloge dadurch um rund 250.000 € reduzieren lassen. Der Kommunikationsexperte ist nicht nur mit der Leistungsfähigkeit und Flexibilität, die Viamedici EPIM bietet, mehr als zufrieden, sondern auch mit dem Hersteller.

Über die Lapp Gruppe:

Die Lapp Gruppe mit Sitz in Stuttgart ist einer der führenden Anbieter von integrierten Lösungen und Markenprodukten im Bereich der Kabel- und Verbindungstechnologie. Zum Portfolio der Gruppe gehören Kabel und hochflexible Leitungen, Industriesteckverbinder und Verschraubungstechnik, kundenindividuelle Konfektionslösungen, Automatisierungstechnik und Robotiklösungen für die intelligente Fabrik von morgen und technisches Zubehör. Die Unternehmensgruppe wurde 1959 von Oskar Lapp gegründet und befindet sich bis heute vollständig in Familienbesitz. Im Geschäftsjahr 2013/14 erwirtschaftete sie einen konsolidierten Umsatz von 820 Mio. Euro. Lapp beschäftigt weltweit rund 3.200 Mitarbeiter, verfügt über 18 Fertigungsstandorte und mehr als 40 Vertriebsgesellschaften und kooperiert mit rund 100 Auslandsvertretungen.

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